Audyt umowy B2B

Zakres pracy

Analizujemy projekt wraz z załącznikami i uzgodnieniami handlowymi. Ustalamy kwestie wymagające decyzji, oceniamy mechanizmy zmiany zakresu, płatności, odbioru, odpowiedzialności, poufności oraz zakończenia współpracy. Rezultatem może być zestaw uwag do kontrahenta, propozycje zmian, lista pytań dla zespołu lub priorytety negocjacyjne.

Nie zastępujemy decyzji biznesowej o akceptacji ryzyka i nie zapewniamy, że kontrahent przyjmie propozycje zmian. Zakres analizy ustalamy do typu transakcji, a nie według jednego wzoru dla wszystkich umów.

Co przygotować

Najważniejsze są aktualna wersja projektu, wszystkie załączniki, oferta lub zamówienie, opis faktycznej współpracy oraz termin rozmów. Jeżeli relacja trwa, znaczenie mają też podpisana umowa, aneksy, protokoły i korespondencja o zmianach. Dobrze jest wskazać, kto w firmie podejmie decyzję o cenie, terminie lub ryzyku.

Dalszy proces

Sprawdzamy możliwość przyjęcia zlecenia, uzgadniamy zakres i wynagrodzenie, a następnie bezpieczny kanał plików. Krótkie zgłoszenie nie tworzy relacji klient–kancelaria ani nie jest analizą umowy.

Proces i wynagrodzenie

Najpierw ustalamy rodzaj transakcji, etap negocjacji, termin i konflikt interesów. Następnie uzgadniamy, czy rezultatem ma być raport, uwagi do projektu, propozycje zmian czy wsparcie w rozmowach. Wycena zależy od objętości i liczby wersji dokumentów, rodzaju transakcji, liczby stron i załączników, pilności oraz uzgodnionego rezultatu. Nie obejmuje automatycznie negocjacji ani obsługi sporu po podpisaniu umowy.

Pytania klientów

Czy audyt oznacza przygotowanie całej nowej umowy?

Nie. Audyt może dotyczyć istniejącego projektu; przygotowanie nowego dokumentu ustala się jako odrębny zakres.

Czy analizujecie tylko samą umowę?

Nie. Znaczenie mają także załączniki, oferta, uzgodnienia oraz sposób wykonania transakcji.

Czy można uzyskać gotową listę poprawek?

Forma rezultatu jest ustalana przed pracą i zależy od celu negocjacji oraz dokumentów.

Czy analizujecie umowy konsumenckie?

Ta usługa dotyczy relacji B2B. Zakres innego typu umowy wymaga osobnego ustalenia.

Czy należy wysłać cały kontrakt przez formularz?

Nie. W formularzu opisz umowę i termin; bezpieczne przekazanie plików ustalimy później.

Audyt otrzymanego projektu

Usługa jest przeznaczona dla firmy, która otrzymała projekt kontraktu i potrzebuje zrozumieć jego skutki przed podjęciem decyzji. Zestawiamy tekst z opisem transakcji i wskazujemy ryzyka, braki informacji oraz punkty wymagające biznesowej akceptacji. Uwagi mogą dotyczyć zakresu, płatności, odbioru, zmian, odpowiedzialności i zakończenia, ale ich kolejność wynika z priorytetów klienta.

Rezultatem może być lista ryzyk z pytaniami do zespołu, komentarze do projektu albo propozycje kierunku zmian. Nie jest to obietnica pełnego prowadzenia negocjacji z kontrahentem ani przygotowanie od podstaw całej umowy; te działania wymagają osobnego zakresu. Taki podział zachowuje różnicę między audytem otrzymanego dokumentu a usługą opracowania i negocjowania kontraktu.

Przykładowa sytuacja

Firma dostaje umowę usługową z szerokim limitem odpowiedzialności, ale nie ma jeszcze decyzji, czy może go zaakceptować. Audyt może wyjaśnić skutek zapisu, dane potrzebne do decyzji i warianty do rozważenia. Nie przesądza, który wariant kontrahent zaakceptuje.

Granice usługi

Audyt opiera się na wersji dokumentów wskazanej przez klienta i nie zastępuje decyzji gospodarczej. Nie obejmuje automatycznie przygotowania nowej umowy, reprezentacji w negocjacjach, doradztwa podatkowego ani późniejszego sporu.

Przy zmianie projektu po audycie warto ponownie wskazać, które uwagi zostały przyjęte, a które ryzyka firma świadomie akceptuje. Ułatwia to zarządzanie relacją i nie myli pierwotnego projektu z dokumentem, który ostatecznie będzie podpisany.